노션(Notion)이란 무엇이고 어떻게 사용하는지 알아보자 : 상세가이드

노션(Notion)이란 무엇인가? 어떻게 사용하는가? 이런 물음에 대한 상세가이드를 작성해 보겠습니다. 상세가이드를 작성하는 이유는 AI와 자동화가 연결되면 늘 등장하는 것이 노션(Notion)과 생성형 AI 그리고 make등이 등장합니다. 그런데 이 Notion은 참 재미있는 녀석입니다. 다양한 환경에서 뛰어난 성능으르 발휘하면서 시대의 중심에 서 있다는 느낌이 강하게 듭니다.

노션은 2016년에 출시된 올인원 생산성 및 지식 관리 도구로, 메모, 문서 작성, 데이터베이스, 프로젝트 관리, 위키 등 다양한 기능을 하나의 플랫폼에서 통합하여 제공합니다.

개인 사용자부터 대기업까지 전 세계적으로 수백만 명이 사용하는 인기 있는 워크스페이스 툴입니다.

즉 삶을 기록하고 정리하고 분류하는 프로그램 입니다. 여기서 중요한 문제가 만들어 집니다.

모든 것을 하나의 툴에서 하나의 플랫폼에서 통합 제공한다는 점 입니다. 그래서 발전하는 시대에 기록의 중심에 있는 것 같습니다.

오늘은 이러한 노션의 기본 개념과 중요한 사용법 그리고 이를 활용하는 것에 대해 살펴 보겠습니다.

 

목차

 

노션(Notion)이란 무엇이고 어떻게 사용하는지 알아보자 : 상세가이드

Notion의 철학과 핵심 개념

Notion은 "모든 것이 블록이다"라는 철학을 바탕으로 만들어졌습니다. 텍스트, 이미지, 표, 코드 블록 등 모든 콘텐츠가 독립적인 블록으로 구성되어 있으며, 이 블록들을 자유롭게 배치하고 조합하여 원하는 형태의 페이지를 만들 수 있습니다. 이러한 유연성으로 인해 사용자는 자신만의 워크플로우와 시스템을 구축할 수 있습니다.

하지만 이러한 철학과 일반적인 사용관점은 약간 다른 느낌 입니다. 이유는 일반적이 텍스트 에디터와는 그 구조부터가 다릅니다. 좀 세련되어 보이지 않습니다. 먼가 불편합니다. 노션의 철학과 개념은 간단한 에디터를 사용하기 위해 태어난 것이 아니기 때문입니다. 그 점을 먼저 이해 하고 시작해 보겠습니다.

Notion의 주요 특징과 기능

1. 다양한 블록 기반 편집 시스템

• 텍스트 블록: 제목(H1~H3), 본문, 인용구, 콜아웃 등
• 미디어 블록: 이미지, 비디오, 오디오, 파일 첨부
• 구조화 블록: 토글 목록, 번호 매기기, 글머리 기호, 페이지 링크, 북마크
• 임베드 블록: 코드, 수식, 외부 웹사이트, Google Drive, Figma 등
• 고급 블록: 목차, 수식, 동기화된 블록(Synced Block)

2. 강력한 데이터베이스 기능

• 다양한 뷰 형식:
  • 테이블 뷰: 스프레드시트처럼 데이터 관리
  • 보드 뷰: 칸반 보드 스타일로 작업 관리
  • 캘린더 뷰: 날짜별 일정 확인
  • 갤러리 뷰: 시각적으로 카드 형태 표시
  • 리스트 뷰: 간결한 목록 형태로 표시
  • 타임라인 뷰: 프로젝트 일정 관리
• 관계형 데이터베이스: 다른 데이터베이스와 연결하여 복잡한 데이터 구조 생성
• 속성과 필터: 다양한 유형의 속성(텍스트, 숫자, 날짜, 선택 등)과 필터 기능
• 롤업과 수식: 데이터 집계 및 계산 자동화

3. 페이지와 하위 페이지 시스템

• 무한히 중첩된 페이지 구조 생성 가능
• 드래그 앤 드롭으로 페이지 구조 쉽게 변경
• 양방향 링크(백링크)로 페이지 간 연결
• 즐겨찾기 기능으로 중요 페이지 빠르게 접근

4. 템플릿과 커스터마이징

• 공식 제공 템플릿 라이브러리 활용
• 커뮤니티 제작 템플릿 다운로드
• 자신만의 템플릿 생성 및 공유
• 아이콘, 커버 이미지로 페이지 꾸미기

5. 협업 기능

• 실시간 공동 편집 및 동기화
• 댓글 및 @멘션 기능으로 소통
• 페이지 및 데이터베이스별 권한 설정
• 초대 및 공유 링크 생성
• 변경 내역 추적

6. 통합 및 연결성

• API 연동으로 외부 서비스와 통합
• Slack, Trello, Asana 등 다른 도구와 연결
• 웹 클리퍼로 웹페이지 저장
• 파일 임베딩 및 링크

Notion 시작하기: 단계별 가이드

1. 계정 설정 및 워크스페이스 생성

회원가입:

• Notion 공식 웹사이트에서 가입
• 이메일, Google, Apple 계정으로 가입 가능
• 개인용(무료/유료) 또는 팀용 요금제 선택

워크스페이스 설정:

• 워크스페이스 이름 설정
• 팀 멤버 초대(팀용인 경우)
• 기본 워크스페이스 설정(아이콘, 도메인 등)

초기 페이지 구성:

• 빈 워크스페이스 또는 템플릿 기반 시작
• 사이드바 구성으로 기본 구조 설정
• 시작 페이지(홈페이지) 설정

2. 페이지 생성 및 작성 방법

새 페이지 생성:

• 사이드바 하단 '+ 새 페이지' 클릭
• 기존 페이지에서 '+' 버튼으로 하위 페이지 생성
• /page 명령어로 현재 위치에 새 페이지 생성

콘텐츠 작성:

• / 명령어로 다양한 블록 추가
• 드래그 앤 드롭으로 블록 위치 조정
• 탭으로 들여쓰기, 시프트+탭으로 내어쓰기
• 블록 선택 후 우클릭으로 복사, 삭제, 색상 변경 등

페이지 꾸미기:

• 상단의 'Add icon' 클릭으로 아이콘 추가
• 'Add cover' 클릭으로 커버 이미지 추가
• 댓글 기능 활성화/비활성화
• 페이지 속성 설정(아카이브, 잠금 등)

3. 데이터베이스 생성 및 활용

데이터베이스 생성 방법:

• /database 명령어로 인라인 데이터베이스 생성
• '+ 새 페이지' → '테이블', '보드' 등 선택
• 기존 데이터에서 '전체 페이지로 생성' 옵션 선택

데이터베이스 속성 설정:

• 속성 이름과 유형 설정(텍스트, 숫자, 선택 등)
• 필수 항목, 기본값 설정
• 관계 및 롤업 속성 구성

뷰 설정 및 활용:

• 새 뷰 생성 및 필터 설정
• 정렬 및 그룹화 설정
• 뷰별 표시 속성 설정
• 뷰 저장 및 공유

4. 고급 기능 활용

공식 및 계산:

• 데이터베이스 수식 속성 활용
• 날짜 계산, 조건부 서식 적용
• 롤업으로 관련 데이터 집계

템플릿 버튼:

• 반복 작업 자동화를 위한 템플릿 버튼 생성
• 기본 구조가 갖춰진 페이지 빠르게 생성

동기화된 블록:

• 여러 페이지에서 동일한 콘텐츠 유지
• 한 번의 수정으로 모든 곳에 반영

API 연동:

• Notion API를 활용한 외부 서비스 연결
• 자동화 도구(Zapier, IFTTT 등)와 연동

Notion 활용 사례 및 시나리오

1. 개인 지식 관리 시스템(PKM)

• 독서 노트: 책 정보, 핵심 내용, 인용구, 개인 생각 정리
• 학습 자료: 강의 노트, 참고 자료, 과제 관리
• 아이디어 저장소: 번뜩이는 아이디어, 생각 메모
• 일기 및 자기 성찰: 데일리 저널, 주간/월간 회고
• 습관 추적: 습관 형성 및 목표 달성 과정 기록

2. 프로젝트 및 작업 관리

• 개인 할 일 목록(To-Do List): 데일리 태스크, 우선순위 설정
• 프로젝트 관리: 마일스톤, 작업 할당, 진행 상황 추적
• 목표 설정 및 OKR 관리: 분기별/연간 목표 설정 및 추적
• 시간 관리: 타임 블로킹, 중요 일정 관리
• 리소스 관리: 자료, 파일, 링크 등 프로젝트 자원 관리

3. 팀 협업 및 조직 지식 관리

• 팀 위키: 회사/팀 정보, 가이드라인, 규정 등 공유
• 온보딩 자료: 신입 직원 교육 자료 정리
• 회의록: 미팅 아젠다, 논의 사항, 결정 사항, 후속 조치
• 제품 로드맵: 제품 계획, 출시 일정, 피처 백로그
• 고객 관리(CRM): 고객 정보, 연락 기록, 피드백 관리

4. 콘텐츠 제작 및 관리

• 콘텐츠 캘린더: 블로그, 소셜 미디어 등 콘텐츠 일정 관리
• 글쓰기 워크플로우: 아이디어 수집, 초안 작성, 편집, 출판
• 연구 자료 관리: 참고 자료, 인용구, 통계 자료 등 정리
• 포트폴리오: 작업물, 프로젝트 사례, 성과 정리
• 브레인스토밍: 아이디어 발산 및 구조화

Notion 효율적으로 사용하기 위한 팁

1. 구조화 전략

• PARA 방법론: Projects, Areas, Resources, Archives로 정보 구조화
• Zettelkasten: 작은 노트 단위로 지식 연결하는 방식 적용(제텔카스텐)
• 버튼 방식: 태그, 링크 등으로 관련 정보 연결
• 대시보드 중심: 핵심 정보와 링크를 모은 대시보드 페이지 활용

2. 작업 효율성 높이기

• 키보드 단축키 활용: 자주 사용하는 기능 단축키 익히기
• 템플릿 활용: 반복적인 페이지 구조는 템플릿으로 저장
• 데이터베이스 필터링: 상황에 맞는 뷰 미리 설정
• 중요 페이지 즐겨찾기: 자주 방문하는 페이지 빠르게 접근

3. 지속 가능한 시스템 구축

• 정기적인 정리: 주간/월간 리뷰로 시스템 정리
• 아카이빙: 오래된/완료된 프로젝트 아카이브
• 일관된 이름 규칙: 페이지, 데이터베이스 등 명명 규칙 통일
• 점진적 개선: 한 번에 완벽한 시스템 추구보다 지속적 개선

Notion의 한계와 대안

한계점

• 오프라인 작업: 완전한 오프라인 모드 제한적
• 성능 이슈: 대용량 페이지/데이터베이스 로딩 속도 저하
• 고급 데이터 분석: 복잡한 데이터 처리, 시각화 기능 제한적
• 텍스트 서식: 워드 프로세서 수준의 세밀한 서식 지정 어려움

대안 도구

• 문서 작성: Google Docs, Microsoft Word
• 프로젝트 관리: Asana, Trello, Monday.com
• 지식 관리: Obsidian, Roam Research
• 스프레드시트: Google Sheets, Airtable, Excel

결 론

Notion은 단순한 도구를 넘어 디지털 생활과 업무의 중심 허브로 자리 잡을 수 있는 강력한 플랫폼입니다. 처음에는 학습 곡선이 있을 수 있지만, 기본 개념을 이해하고 자신만의 시스템을 구축해나가면 생산성과 정보 관리 능력이 크게 향상될 수 있습니다. 무엇보다 Notion의 가장 큰 장점은 사용자의 필요에 맞게 계속해서 진화하고 성장할 수 있는 유연성에 있습니다. 개인의 간단한 메모장에서 시작해 팀 전체의 지식 베이스로, 또는 복잡한 프로젝트 관리 시스템으로 확장해 나갈 수 있습니다.

Notion을 시작할 때는 완벽한 시스템을 한 번에 구축하려 하기보다 작은 부분부터 시작하여 점진적으로 확장해 나가는 것이 좋습니다. 사용하면서 자신만의 워크플로우와 구조를 발견하고, 그에 맞게 시스템을 조정해 나가면 더욱 효과적으로 Notion을 활용할 수 있을 것입니다.

오늘은 Notion의 기본적인 개념과 정의 그리고 간단한 소개를 해드렸다면 연재를 통해 이 활용에 기틀을 마련해 보겠습니다. 이 기틀에서 AI와 발전하는 세상에 대한 삶을 기록하고 데이터 베이스를 만들어 가는 길을 알려드리겠습니다.

같이 하시다보면 어느새 수 많은 데이터가 나의 삶과 연과되어 인터넷이라고 불리우는 세상에 성을 만들고 있는 자신을 발견 하실 겁니다. ^^;

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